До некоторых пор инструменты управления бизнес-процессами (BPM) и системы планирования корпоративных ресурсов (ERP) развивались независимо друг от друга. Сегодня специалисты говорят о новом тренде - интеграции решений BPM в общую структуру управления ERP.
На основе учтенных данных и отчетность, которые позволяют предприятию точно прогнозировать потребности на перспективу и оптимизировать производство.
Для многих предприятий ERP-система стала центральным ядром, вокруг которого строилась остальная ИТ-инфраструктура. Поэтому неудивительно, отмечает Сергей Плаунов, руководитель практики BPM и ECM компании "КРОК", что на протяжении последних десятилетий ERP-системы развивались в направлении расширения функционала и превратились в мощные пакеты разнообразного ПО, которое закрывает практически все задачи, возникающие на предприятии.
Все производители BPM развиваются в двух основных направлениях, отмечает Евгений Никитин, заместитель директора Центра управленческого и ИТ-консалтинга РДТЕХ. Во-первых, стремятся предложить улучшенные средства моделирования, расширенные возможности симуляции, интеграции и разработки веб-форм, а также возможности для непосредственного исполнения бизнес-процессов и сбора последующей аналитики о результативности их выполнения.
- Производители максимально интегрируют все перечисленные области, предлагая бизнес-пользователям законченное комплексное решение для контроля и управления всем жизненным циклом бизнес-процессов в компании, - говорит Евгений Никитин. - бизнес-пользователь может теперь простым языком представить процесс и сразу осуществить его автоматизацию, не прибегая к программированию. Этот подход получил название "Model to Execute", т.е. от моделирования к исполнению. Из крупных вендоров на рынке BPMS сильные позиции имеют Oracle c решением Oracle BPM Suite, Software AG с ARIS и webMethods, а такжеи IBM с решением IBM BPM. Все компании в 2013 анонсировали выход новых еще более интегрированных продуктов. Сейчас нужно посмотреть, как их примет рынок. По моим ощущениям, это большой шаг вперед, и новые интегрированные продукты смогут составить конкуренцию даже любимым в нашей стране ERP-решениям.
Второе направление, которое разработчики BPM реализуют и предлагают бизнес-пользователям - это уже преднастроенные модели процессов, что в конечном счете должно привести к сокращению сроков внедрения и, соответственно, сокращению затрат на такие проекты. В частности, появляются такие решения, как "Согласование договоров", "Открытие/закрытие банковских счетов", "Движение кредитной заявки", "Претензионная работа", а также "Согласование отпусков" и "Адаптация новых сотрудников". Это еще не основные процессы (как, например, бухгалтерский налоговый учет, ремонты или управление производством в ERP), но уже существенный шаг вперед и задел для конкуренции BPM/BPMS решений с ERP.
От осознания к изменениям
"Методологический подход технологии BPM был подхвачен ERP-вендорами, - поясняет Сергей Плаунов, руководитель практики BPM и ECM компании "КРОК". - Связь между ERP и BPM стоит рассматривать как пересечение двух различных подходов к автоматизации. Развитие ERP-систем от учета и автоматизации расчетных задач, в контексте которых упорядочивались бизнес-процессы: регламенты писались на бумаге, процессы моделировались на отдельных инструментах, к ним добавлялись текстовые должностные инструкции и регламенты, благодаря которым с ERP-системами можно было упорядоченно работать".
По словам Сергея Плаунова, цель и миссия BPM - автоматизировать процессную часть и, что очень важно, предоставить возможность этими автоматизированными процессами управлять. Если процесс удалось автоматизировать, то следующим шагом становится его мониторинг - постоянное наблюдение за основными показателями бизнеса. И если они ухудшаются или остаются на прежнем уровне (в то время как их надо улучшать), становится понятно, что нужны изменения.
С течением времени, по мере перехода на электронные рельсы и ускорения бизнес-процессов, необходимый бизнесу темп изменений резко возрастает. "Для того, чтобы иметь возможность догнать или опередить конкурентов, необходимо постоянно совершенствовать бизнес-процессы; инструментарий BPM именно на этом и фокусируется, - подчеркивает Сергей Плаунов. - Поэтому в BPM сегодня очень ярко прослеживается тренд на бизнес-ориентированность инструментария, которая подразумевает гибкость, возможность в любой момент оперативно внести изменения в бизнес-процессы".
По словам Плаунова, после осознания необходимости изменений они моделируются с помощью бизнес-инструментария. Затем производится оценка результата моделирования и принимается решение о необходимости изменений. Если изменение стоит внедрять, то новая версия процесса вводится в эксплуатацию.
Устойчивые циклы и динамические изменения
Процессы, отмечает Сергей Плаунов, бывают разные. Те, что имеют достаточно устойчивую структуру и многократно повторяются почти в неизменном виде, характерны для отраслей массового обслуживания, где присутствует большой поток однотипных услуг. Устойчивая цикличность наблюдается в банковской сфере, в страховании, в телекоме. "В этих отраслях задача управления процессами сводится к построению процессного конвейера производства услуг, - говорит Сергей. - С ней успешно справляется традиционный инструментарий BPM".
Другой, более редкий класс систем включает не столь массовые и более динамичные процессы: каждый последующий процесс в каждой новой заявке протекает по-другому, в зависимости от условий конкретной заявки, от клиента, от опыта менеджера, который ведет эту заявку, и так далее. "В области более динамичных, изменчивых процессов нужны более гибкие инструменты, позволяющие вносить изменения чаще и быстрее, чем предлагают традиционные BPM", - отмечает Плаунов.
Владимир Андреев, президент компании DocsVision, обращает внимание на то, что ERP-системы в своей основе ориентированы на автоматизацию устоявшихся процессов операционного управления. На них также возложено решение задач оптимизации ресурсов под различные производственные планы и учетных задач в рамках базовых процессов производства. А BPM-системы появились прежде всего как средства автоматизации процессов общеадминистративного управления, в саму идеологию которых встроена технология непрерывного изменения и улучшения.
- Указанная разница в идеологии систем этих классов позволяет говорить не о сведении одной из них к другой, а о возможности их интеграции при решении комплексных задач управления, - поясняет Владимир Андреев. - Сценариев подобного рода интеграции можно привести множество, от предварительного согласования информации до ее погружения в ERP-систему и обработки нештатных событий, возникающих в процессе производственной деятельности. Инструменты BPM можно использовать в качестве средства автоматизации сценариев, расширяющих базовую функциональность ERP-системы.
Если процесс настолько изменчив, что по каждой заявке конкретный менеджер на основе своего опыта принимает решение о дальнейших действиях, то это, отмечает Сергей Плаунов, уже задача из области Case Management - направления, которое сейчас тоже бурно развивается.
По словам Владимира Андреева, еще недавно BPM-системы ориентировались исключительно на задачи классического моделирования и реинжиниринга бизнес-процессов и технологий Continues Process Improvement. Акцент был сделан в основном на моделировании, а не на автоматизации процессов. "Однако опыт их использования, - отмечает Андреев, - показал, что классический подход, во-первых, очень дорог, поскольку требует огромной организационной подготовки при внедрении, а во-вторых, зачастую не слишком адекватен, так как изменения происходят настолько быстро, что времени на полноценное моделирование и автоматизацию просто не остается".
BPM в рамках ERP
Андрей Коптелов, директор BPM-практики компании "Логика бизнеса 2.0", выделяет в рамках функционала BPM три класса. Средства Business Process Analysis (BPA) позволяют описать бизнес-процесс перед внедрением ERP-системы. Системы Business Process Management Suite (BPMS) автоматизируют сквозные цепочки бизнес-процессов в рамках уже внедренной ERP-системы. Таких проектов становится все больше: это управление договорами, создание новых продуктов, управление заказами - все эти процессы часто тяжело автоматизировать стандартным функционалом ERP-системы. Инструментарий Process Mining и Process Intelligence, позволяющий восстановить фактический бизнес-процесс на базе информации, которая содержится в ERP-системах, поддерживающих этот процесс, и впоследствии проанализировать показатели операционной эффективности процесса.
- Уже сейчас, - отмечает Андрей Коптелов, - в большинстве ERP-систем присутствуют модули, отвечающие за автоматизацию бизнес-процессов, - свои BPMS, которые используются для интеграции пользователей в рамках процесса. В части BPA-систем крупные поставщики ERP-решений стараются интегрироваться с ними на уровне форматов моделей для переноса описания процессов, входящих в объем автоматизации. Фактически BPMS уже стала вспомогательной технологией, которая применяется при автоматизации деятельности предприятия ERP при необходимости обеспечить автоматизацию сложной логики бизнес-процесса и последующее его быстрое изменение без программирования.
Производители ERP тоже не стоят на месте, отмечает Евгений Никитин.
- Внедрение любой ERP-системы - это автоматизация бизнес-процессов, и продукты, соответственно, имеют либо встроенные возможности BPM, либо интерфейсы для интеграции, - комментирует он.
Вторым аспектом использования BPM в рамках ERP, по словам Евгения, является управление изменениями. На практике это происходит следующим образом. Любое изменение, инициированное бизнес-пользователями, сначала прогоняется через изменение и согласование модели процесса. По каждому изменению через процессную модель оценивается потенциал предлагаемого изменения.
- Третий аспект использования - анализ документирования ERP, которое позволяет получить полное представление о том, как работает ERP-система, на основе анализа статистики использования ее стандартных, а в особенности, нестандартных функций - добавляет Евгений Никитин. - Результаты такого анализа дают неоценимую помощь в оптимизации затрат на поддержку ERP, а также при внедрении новой версии ERP. Извлеченные таким образом бизнес-процессы должны быть перенесены в BPM-систему для дальнейшего управления. А именно - оптимизации, регламентации, документирования и в целом - построения эффективной системы управления бизнес-процессами в компании и поддержания процессов в актуальном состоянии.
Новые тренды
Владимир Андреев отмечает два основных тренда: во-первых, это поиск более практичных и гибких моделей и инструментов управления корпоративными бизнес-процессами, во-вторых - сильное смещение акцента в сторону средств автоматизации WorkFlow по отношению к моделированию и сбору KPI. "Именно в связи с этими трендами, - поясняет Андреев, - возникают новые концепции автоматизации корпоративных процессов типа Case Management, S-BPM, систем автоматизации ситуационного управления и пр. В последнее время на рынке появились относительно недорогие и менее мощные классические средства автоматизации процессов, ориентированные на младший сегмент потребителей. В целом можно констатировать, что рынок предложения в данной предметной области автоматизации становится намного разнообразнее - и это позволяет компаниям проще находить адекватный для их задач инструмент автоматизации".
По словам Сергея Плаунова, система Case Management не заменяет и не исключает BPM: "BPM является составной частью систем Case Management именно для рутинных, конвейерных подзадач. Если у менеджера в ходе обработки заявки возникает необходимость запустить какую-то устойчивую, регламентированную процедуру, тут ему поможет BPM. Но решение о том, запускать его в данном случае или нет, принимает менеджер в рамках своей среды Case Management".
Если в BPM реализован конвейерный подход, автоматизация выверенного регламента, то в Case Management основной акцент сделан на выявление шаблонов. При этом подходе у менеджера, который каждый день обрабатывает разные заявки, складываются устойчивые практики работы и по определенному типу заявок нарабатываются повторяющиеся процедуры. Их нельзя представить в форме автоматизированного регламента, поясняет Сергей Плаунов, потому что эти процедуры еще недостаточно устойчивы и не признаны лучшими для всей компании. Но менеджеру удобно, что каждый раз по представлению новой заявки ему не нужно повторять одни и те же действия по нескольким одинаковым подзадачам, всякий раз подключать своих коллег к обработке такой заявки.
По мнению Андрея Коптелова, технологии управления бизнес-процессами развиваются в сторону поддержки высокой скорости изменений в автоматизированных бизнес-процессах, а также в сторону усиления аналитической функциональности в части контроля маршрутов выполнения процессов и принятия решений по корректировке логики исполнения процессов в режиме, близком к реальному времени.
Но главное в применении технологий BPM - понимание высшим менеджментом необходимости управлять компанией через процессы, обеспечивая ей клиентоориентированность и быструю реакцию на рынках.
Согласование целей
Александр Лисненко, технический директор департамента технологий процессного управления "Борлас", отмечает: поскольку бизнес-процессы постоянно меняются, то должны меняться и процессы управления планированием ресурсов, причем в согласованности с основными бизнес-целями. "На данный момент передовые предприятия стараются строить "сквозные" бизнес-процессы, не только пронизывающие собственный бизнес, но и встраиваемые в бизнес партнеров, - говорит Лисненко. - Из этого вытекает, что системы ERP должны иметь возможность интегрировать свои функции в сквозные бизнес-процессы предприятия".
Что же касается интеграции BPM в структуру управления ERP, то, по мнению Александра, все зависит от двух вещей. С одной стороны, это определяется готовностью ERP-систем к такой интеграции с решениями BPM, с другой - целесообразно придерживаться классических современных тенденций в реинжиниринге бизнеса, которые продиктованы потребностью в постоянной реструктуризации бизнеса с применением процессного подхода ко всем областям деятельности, в том числе и к задачам планирования ресурсов предприятия. "При таком подходе, - поясняет Лисненко, - функции, предоставляемые ERP-системами, следует рассматривать как определенные задачи, интегрированные в исполнение бизнес-процесса. Это позволяет более гибко выстраивать и перестраивать работу современного предприятия в соответствии с текущими и запланированными целями и задачами".
Александр Лисненко считает правильным ставить вопрос не о встраивании возможностей управления процессами в ERP или какие-то иные системы управления, а о готовности других систем, в том числе ERP, интегрироваться в системы управления бизнес-процессами, выбранные предприятием.
- Процессный подход целесообразно применять во всех областях деятельности предприятия, а не только к процессам планирования ресурсов, - уточняет Лисненко. - Соответственно, бизнес-процессы должны быть сквозными, пронизывающими все сферы управления современным предприятием - от систем автоматизации документооборота и делопроизводства до систем планирования ресурсов.
Пределы развития
Олег Саидов-Лебединский, директор по предпроектному консалтингу департамента бизнес-приложений компании "Борлас", считает, что ERP-системы развились до своего теоретического предела и сейчас в них практически нечего улучшать. Системы BPM только на первый взгляд конкурируют с ERP, реально же, считает специалист, их использование актуально совершенно в другом ИТ-ландшафте. ВРМ-идеология подразумевает, что самые полезные бизнес-функции уже закрыты программными сервисами и нет смысла заменять это существующее ПО. В этих условиях надо развернуть сервисы так, чтобы они отрабатывали комплексные бизнес-процессы.
"Качество узких сервисов бизнес устраивает; надо из них, как из кубиков, организовать более сложные автоматизированные системы, которые отрабатывают комплексные бизнес-процессы", - поясняет Олег. Вторая область эффективного применения BPM, по его мнению, это системы, ориентированные на отработку внешних событий, когда поступает сигнал извне предприятия: обращается клиент, приходит документ.
А вот о внедрении ERP, считает Саидов-Лебединский, актуально говорить, когда не все бизнес-функции закрыты информационными системами или их качество не устраивает бизнес. В этом случае ERP предоставляет готовые функциональные модули для каждой бизнес-области, и все они гарантированно интегрированы с внутренней архитектурой ERP-системы. "ВРМ применяют, - отмечает Олег, - когда эффективное бизнес-ПО уже есть, пусть и разрозненное по отдельным областям, а ERP - для случаев, когда для части бизнес-функций такого ПО нет".
Вместе с тем специалист из "Борласа" обращает внимание на то, что ERP реагирует не только на события извне бизнеса, но и на внутренние бизнес-потребности. "Сдирижированный ВРМ-комплекс программных сервисов, - резюмирует Саидов-Лебединский, - это автомат, который реагирует на внешние запросы, а ERP - это набор функций для внутреннего использования".